1. Yêu cầu hệ thống
Phân tích quản trị
Phần này trình bày chi tiết các module của nhóm module Công cụ Phân tích. Đây là những công cụ hữu ích giúp các lãnh đạo doanh nghiệp có được những thông tin mình cần dưới dạng tổng quát để kịp thời ra quyết định.
Hệ thống
Quản lý số liệu của nhiều đơn vị thành viên và nhiều cơ sở dữ liệu Quản lý số liệu liên năm
Chạy trên mạng nhiều người sử dụng
Cấu trúc Client/Server (khách/chủ)
Có thể điều chỉnh hệ thống menu theo dạng hình cây hoặc hình cột
Hỗ trợ tiện ích dịch ngôn ngữ và thuật ngữ liên quan đến các đối tượng, các nút lệnh, các chú giải trên màn hình.
Quản lý các danh mục từ điển
Cho phép tra cứu các danh mục từ điển theo nhiều phương án khác nhau trong khi nhập liệu
Có công cụ đổi mã, gộp mã trong tất cả các dữ liệu đã phát sinh
Quản lý trạng thái từng danh mục (item):
Còn sử dụng
Không còn sử dụng
Có các trường dự phòng cho người sử dụng tự khai báo để quản lý các thông tin thêm theo yêu cầu đặc thù
Cho phép phân nhóm danh mục theo nhiều kiểu khác nhau để phục vụ phân tích số liệu.
Báo cáo
Báo cáo số liệu liên năm
Báo cáo so sánh số liệu nhiều kỳ, cùng kỳ khác năm
Có nhiều tiện ích khi xem/in báo cáo
Hiển thị số liệu báo cáo dưới dạng đồ thị
Cho phép lên các báo cáo nhanh theo định dạng tuỳ ý
Kết xuất báo cáo ra các tệp có khuôn dạng khác như Microsoft Excel.
Có nhiều báo cáo cho phép người sử dụng tự thêm bớt các chỉ tiểu, khai báo công thức tính toán
Kỹ thuật Drill-down cho phép người sử dụng từ báo cáo tổng hợp có thể xem bảng kê chứng từ chi tiết liên quan và truy ngược tiếp đến chứng từ gốc trên màn hình nhập liệu. Cho phép sửa luôn chứng từ nếu được phân quyền.
Quản lý đa tiền tệ
Cập nhật giao dịch và lên báo cáo bằng bất kỳ loại tiền nào
Cho phép lựa chọn phương pháp tính tỷ giá ghi sổ:
Trung bình tháng
Trung bình di động
Nhập trước-xuất trước
Đích danh.
Công cụ phân tích
Người sử dụng tự lọc số liệu ra Excel theo nội dung và định dạng tuỳ ý
Cho phép người sử dụng lên các báo cáo bất kỳ từ các số liệu có sẵn trong cơ sở dữ liệu
Có các công cụ, tiện ích hỗ trợ người sử dụng dễ dàng lựa chọn các trường, các phép tính, điều kiện lọc, trình tự sắp xếp… khi xây dựng điều kiện lọc số liệu và tạo báo cáo.
Quản lý giao dịch, cập nhật chứng từ
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được nhập bằng một màn hình nhập liệu duy nhất. Trong màn hình nhập liệu này có đầy đủ các ô để có thể nhập được tất cả các nghiệp vụ phát sinh. Các nghiệp vụ (Phiếu nhập, xuất...) không phải được chọn từ thực đơn trước khi vào màn hình nhập liệu mà được chọn ngay trong màn hình nhập liệu thông qua danh mục Loại chứng từ. Các nghiệp vụ phát sinh này có thể được thêm bớt tuỳ ý và không cố định trên thực đơn như các phần mềm thường thiết kế. Mỗi Loại chứng từ được quy định một số ô nhập liệu nhất định trên màn hình một cách thích hợp (người sử dụng có thể thực hiện các quy định này - gọi là đặt thuộc tính cho Loại chứng từ). Các ô không được đặt cho loại chứng từ nào đó thì sẽ mờ đi khi nhập liệu (không có hiệu lực) và người dùng cũng không cần đưa con trỏ qua những ô này nhằm tối ưu hoá tốc độ nhập liệu.
Cho phép thiết lập/khai báo lại quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý giao dịch
Cho phép định nghĩa, thêm bớt các mã giao dịch khác nhau theo yêu cầu
Cho phép định nghĩa phương án đánh số chứng từ; không/cho phép trùng số chứng từ
Tự động cập nhật các số dư, tồn kho tức thời, kiểm tra công nợ theo TK, Số HĐ…
Cho phép kiểm tra số tồn kho tức thời; số hạn mức tín dụng… để cho phép/ngăn chặn các giao dịch
Cho phép khai báo thêm bớt các trường dự phòng dạng danh mục từ điển, trường số, trường ngày hoặc trường ghi chú ở phần thông tin chung hoặc phần thông tin chi tiết của chứng từ. Cho phép người sử dụng tự định nghĩa vị trí, định dạng, tên gọi của các trường tự do này
Có nhiều tiện ích tra cứu số liệu trong khi cập nhật chứng từ
Cho phép đọc số liệu từ tệp EXCEL
Theo dõi dấu vết của từng giao dịch:
Ngày giờ lập/sửa/xóa
Người lập/sửa/xóa
Chức năng làm việc đa nhiệm (Multi-tasking) cho phép cập nhật/ xem nhiều chứng từ/ màn hình/ báo cáo cùng lúc.
Phân tích quản trị
Tài chính
Module Tài chính cho phép người dùng nhập các thông tin về ngân sách cũng như cũng như cung cấp các tính năng bổ sung để hỗ trợ cho phân tích tài chính.
Các chỉ tiêu ngân sách
Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc lập các bảng so sánh và phân tích. DBM cho phép người dùng thiết lập 5 bộ ngân sách riêng biệt. Đây có thể là ngân sách đầu năm, ngân sách điều chỉnh và ngân sách cuối cùng.
Người dùng có thể nhập chi tiết các chỉ tiêu ngân sách. Mỗi chi tiêu có thể bao gồm tài khoản, phòng ban, khoản doanh thu chi phí, công trình, hạng mục…
Báo cáo dành cho các Công ty, Tập đoàn Quốc tế
Một số doanh nghiệp, nhất là liên doanh hay 100% vốn nước ngoài có nhu cầu ghi sổ bằng một đồng tiền, ví dụ, đồng tiền Việt Nam, song lại muốn báo cáo bằng một khoản tiền khác, ví dụ đồng USD. Đối với những trường hợp như vậy, ngoài việc khai báo các đồng tiền nguyên tệ và đồng tiền ghi sổ, người dùng còn có thể khai báo đồng tiền báo cáo. Module Tài chính sẽ dựa trên các thông tin về nguyên tệ, tỷ giá để tiến hành các điều chỉnh và cho ra báo cáo theo nguyên tệ thứ ba.
Ngôn ngữ thể hiện trên báo cáo bằng đa ngôn ngữ và có thể dùng đồng thời song ngữ Tiếng Việt và Tiếng Nước ngoài.
Hệ thống báo cáo phân tích quản trị
Module Tài chính cung cấp một số các báo cáo được thiết kế riêng cho các nhà quản trị cao cấp của công ty. Nhà quản trị có thể thấy các báo cáo này rất tiện dụng, phù hợp với nhu cầu xem số liệu của mình. Các báo cáo này thường kèm theo đồ thị và kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn hay nhiều năm.
DBM Cell
DBMCell là một ứng dụng quan trọng cho việc phân tích tài chính. Đây là công cụ ưa thích của các nhà quản trị doanh nghiệp và các kế toán trưởng.
Cầu nối giữa DBM và Excel
DBMCell là một hệ thống gồm nhiều hàm cơ sở, được xây dựng trên Microsoft Excel để hoạt động với dữ liệu của DBM. Các hàm này trích lọc dữ liệu về mọi mặt của hệ thống, từ dữ liệu về tài chính, dữ liệu về ngân sách, đến dữ liệu về hàng tồn kho và dữ liệu về giá thành. Như vậy, nó đóng vai trò là một cầu nối giữa Microsoft Excel và DBM.
Khả năng tạo lập báo biểu
Thông qua việc sử dụng các hàm cơ sở nói trên, người dùng có thể tạo lập lên hàng chục đến hàng trăm các bảng phân tích tài chính khác nhau, tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng của mình. Với DBM Cell, người dùng có thể thiết lập các báo biểu hết sức phức tạp, có những định dạng phong phú.
Khả năng cập nhật tự động
Điểm chú ý nhất là người dùng chỉ mất công sức thiết lập báo cáo một lần duy nhất, DBM Cell sẽ tự động trích lọc và hiển thị dữ liệu khi có sự thay đổi. Các báo biểu có thể được thiết lập để tự động cập nhật mỗi ngày 15 phút một lần, hay với tần số tuỳ thích. Các báo biểu cũng có thể gắn kèm các tham số, ví dụ mã đơn vị, mã tháng và năm, để mỗi khi thay đổi các tham số này, người dùng lại có được một bản báo cáo mới
Nhập khẩu dữ liệu
DBM Cell cho phép người dùng chuyển dữ liệu (còn gọi là nhập khẩu hay import) từ các worksheet của Excel vào trong DBM đối với một số loại dữ liệu. Hai loại dữ liệu hiện được hỗ trợ là các số liệu về ngân sách và các số liệu chấm công. Sự hỗ trợ đối với việc nhập khẩu giúp người dùng tiết kiệm được công sức nhập liệu.
Một vài ví dụ
Sau đây là một vài ví dụ các bảng phân tích tài chính mà người dùng có thể thiết lập, mặc dù người dùng tự do thiết lập các báo cáo khác:
Báo cáo phân tích doanh thu qua nhiều tháng
Báo cáo phân tích doanh thu thực tế, doanh thu kế hoạch, doanh thu cùng kỳ năm trước cùng mức độ chênh lệch
Báo cáo phân tích doanh thu của một mặt hàng theo tháng, theo vùng tiêu thụ hay theo nhân viên bán hàng
Báo cáo phân tích chi phí qua nhiều tháng
Báo cáo so sánh chi phí thực tế và kế hoạch
Báo cáo phân tích tỷ trọng của các loại tài sản trong tổng tài sản
Báo cáo phân tích tỷ trọng các loại nguồn vốn trong tổng nguồn vốn
Báo cáo phân tích sản lượng của các mặt hàng
Báo cáo so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch
Bảo mật hệ thống
Truy nhập chương trình theo tên và mật khẩu
Cho phép hạn chế quyền truy nhập tới từng chức năng (menu), từng cửa sổ, từng trường, từng thao tác xử lý
Cho phép thiết lập các trường dữ liệu ở dạng không hiển thị, dạng đọc hoặc dạng đọc - ghi
Phân quyền đến từng thao tác xử lý giao dịch: xem, tạo mới, sửa, xóa, in, duyệt
Phân quyền xem, thêm mới, sửa, xóa danh mục cho từng người sử dụng.
Trao đổi số liệu giữa các chi nhánh: Cho phép sao chép vào/ra số liệu từ các chi nhánh về công ty mẹ.
2. KT chi phí, giá thành
Phải tập hợp và phân tích chi phí bán hàng, chi phí quản lý và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Phân hệ này là công cụ hiệu quả để tính giá thành các công trình xây lắp và các sản phẩm dịch vụ. PMKT có thể được chỉnh sửa để phù hợp với mô hình quản lý doanh nghiệp.
Thông tin về sản phẩm, đơn hàng, lệnh sản xuất
Định mức nguyên vật liệu
Định mức/đơn giá tiền lương
Hệ số quy đổi về sản phẩm chuẩn
Danh mục các yếu tố chi phí
Cập nhật thông tin về đơn hàng, lệnh sản xuất.
Cập nhật và xử lý số liệu
Cập nhật số liệu đầu kỳ, cuối kỳ
Tính giá xuất kho
Tính và phân bổ chi phí phát sinh trong kỳ: NVL, nhân công, chi phí chung
Phân bổ chi phí cho sản phẩm dở dang và sản phẩm nhập kho
Tính giá thành, điều chỉnh giá thành
Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp lựa chọn: phương pháp định mức, phương pháp tỷ lệ, phương pháp chi phí trực tiếp hoặc kết hợp các phương pháp trên
Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục, sản phẩm sản xuất theo đơn hàng, sản phẩm là các công trình xây lắp
Theo dõi (tập hợp) chi phí (NVL, nhân công, máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý) theo đơn vị sử dụng (bộ phận, phân xưởng, xí nghiệp, đội sản xuất), theo vụ việc (hợp đồng, công trình, đề án, sản phẩm), theo khoản mục chi phí (văn phòng, điện, nước, điện thoại...)
Tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp chương trình sẽ được sửa đổi để tính giá thành theo yêu cầu.
Báo cáo giá thành sản phẩm công nghiệp (sản xuất liên tục và sản xuất theo đơn hàng)
Bảng tổng hợp giá thành sản phẩm
Thẻ giá thành
Các bảng phân bổ chi phí
Bảng phân tích giá thành theo yếu tố chi phí
Bảng phân tích giá thành chi tiết theo từng vật tư
Bảng tính giá thành sản phẩm đơn hàng.
Báo cáo giá thành công trình xây lắp
Bảng kê ctừ theo công trình
Bảng kê nguyên vật liệu theo công trình
Tổng hợp số phát sinh theo công trình
Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu, chi phí sản xuất theo công trình
Bảng cân đối số phát sinh của các công trình
Báo cáo tổng hợp (giá thành, doanh thu, phân bổ chi phí bán hàng và quản lý) theo công trình.
Báo cáo chi phí quản lý và chi phí bán hàng
Báo cáo chi phí theo khoản mục, theo yếu tố
Báo cáo chi phí theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc..
3. KT tiền lương và BH
Module Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.
Thông tin về nhân sự bao gồm Các thuộc tính (Như Giới tính, Năm sinh, Lý lịch, Quá trình công tác, Nơi ở...), Quá trình công tác / Phát sinh nhân viên (như: Vị trí công việc từng thời gian, các phát sinh như: Chuyển nơi ở, tăng lương, thăng chức, thôi việc, khen thưởng, kỷ luật...) và các thông số liên quan đến việc tính lương, thưởng cho nhân viên (như: Lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, ngày công, giờ công...). Thông tin nhân sự có tính chất từ tĩnh đến động (ví dụ: Giới tính là hoàn toàn tĩnh, Nơi ở có thể thay đổi (động ít) cho đến Ngày công, Giờ công là động (động nhiều). Khi áp dụng module Quản lý nhân sự, ngoài các thông tin chung có sẵn, doanh nghiệp có thể định nghĩa thêm bớt các thuộc tính, thay đổi cấu trúc hoặc bổ sung các dạng các tác nghiệp (dạng phát sinh nhân viên) khác nhau đối với nhân viên cho phù hợp với nhu cầu quản lý.
Chính sách về lao động tiền lương được thực hiện bằng một chức năng động, trong đó người sử dụng có thể khai báo nhiều nhóm tính lương, mỗi nhóm tính lương tương ứng với một bảng lương, có thể thêm bớt sửa đổi các cột trong bảng lương theo yêu cầu (mức lương cơ bản, thưởng phạt, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, ngày công, giờ công...), đặt công thức tính toán giữa các cột trong bảng lương, viết cả các hàm số phức tạp phục vụ cho việc tính lương, thưởng... Đặc biệt, chức năng “Chấm công” đội ngũ nhân viên theo từng ngày trong tháng sẽ cung cấp số liệu trực tiếp sang bảng lương để có thể tính được tiền lương mà nhân viên được hưởng. Ngòai ra chương trình phải cho phép bảng chấm công có thể được thay đổi chi tiết hơn so với mặc định chỉ theo từng ngày (ví dụ: theo buổi, giờ công...).
Các công thức tính lương có thể kết hợp của nhiều tham số là các biến có thể thay đổi giá trị mỗi khi tính lương. Với chương trình, người sử dụng có thể viết các hàm số phức tạp tính toán số liệu từ hệ thống kế toán và gán kết quả cho các biến này và đặt vào công thức tính lương... Tất cả đều đảm bảo giúp cho doanh nghiệp có một hệ thống tính lương hoàn chỉnh, theo yêu cầu đặc thù.
Module Quản lý nhân sự cung cấp cho các module khác tất cả các thông tin cần thiết. Khi người sử dụng đang xem tình hình công nợ của nhân viên trên hệ thống kế toán thì có thể xem được lý lịch của nhân viên này... Ngược lại, khi đang xem lý lịch nhân viên thì bạn cũng có thể xem được tình hình công nợ của của nhân viên này từ module kế toán hoặc tình hình trang thiết bị mà nhân viên này chịu trách nhiệm quản lý từ module Quản lý trang thiết bị...Với module quản trị sản xuất, các công việc của các lệnh sản xuất cũng liên quan đến danh sách nhân sự thực hiện chúng. Việc lập kế hoạch phân công công việc trong sản xuất cho đội ngũ công nhân, nhân viên do đó được thực hiện dễ dàng.
4. Kế toán vật tư
Phân hệ kế toán hàng tồn kho quản lý phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển kho, thực hiện tính và cập nhật giá hàng tồn kho. Phân hệ này cho phép lên các báo cáo về hàng nhập, hàng xuất (tổng hợp và chi tiết) theo mặt hàng, vụ việc...; lên báo cáo tồn kho (tổng hợp và chi tiết theo kho).
Đầu vào
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Phiếu xuất điều chuyển.
Tính và áp giá hàng tồn kho
Tính giá trung bình tháng
Tính giá trung bình ngày
Tính giá nhập trước xuất trước.
Báo cáo hàng nhập
Bảng kê phiếu nhập
Bảng kê phiếu nhập theo vụ việc, vật tư, nhà cung cấp, dạng nhập...
Tổng hợp hàng nhập
Phân tích hàng nhập nhóm theo các chỉ tiêu khác nhau...
Báo cáo hàng xuất
Bảng kê phiếu xuất
Bảng kê phiếu xuất theo vụ việc, vật tư, khách hàng, dạng xuất...
Tổng hợp hàng xuất
Phân tích hàng xuất nhóm theo các chỉ tiêu khác nhau...
Báo cáo hàng tồn kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết vật tư
Tổng hợp nhập xuất tồn
Báo cáo tồn kho
Báo cáo tồn theo kho
Báo cáo tồn theo phiếu nhập
Bảng giá trung bình tháng.
Quản lý hệ thống danh mục vật tư
Không giới hạn số lượng danh mục vật tư.
Mã vật tư có độ dài tới 16 ký tự.
Có 3 trường dùng để phân loại vật tư theo các tiêu chí khác nhau; có các trường tự do để người dùng tự sử dụng để quản lý vật tư theo yêu cầu đặc thù.
Cho phép khai báo các tài khoản ngầm định liên quan (tk kho, tk giá vốn, tk doanh thu...) để hỗ trợ cho việc tự động hạch toán các chứng từ nhập xuất hàng hóa, vật tư.
Cập nhật và xử lý chứng từ
Trên 1 phiếu nhập/xuất cho phép theo dõi nhiều hợp đồng/vụ việc, nhiều mã nhập xuất (tài khoản đối ứng).
Trên cùng 1 phiếu cho phép nhập hoặc xuất vào/từ nhiều kho.
Kiểm tra hàng tồn kho khi thực hiện xuất kho.
In chứng từ trực tiếp từ chương trình theo mẫu do người sử dụng thiết kế.
Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau: giá trung bình tháng, giá trung bình theo ngày, giá nhập trước xuất trước, giá đích danh.
Kết nối với các phân hệ khác
Chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán giá thành đồng thời nhận số liệu từ phân hệ mua hàng và bán hàng để lên báo cáo nhập xuất tồn, nhận số liệu từ phân hệ giá thành để áp giá.
5. Kế toán tài sản cố định
Lưu trữ các thông tin cần thiết về tài sản cố định từ thời điểm mua đến khi thanh lý: nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn vốn hình thành, số năm khấu hao, bộ phận/ mục đích sử dụng… Chương trình cho phép người sử dụng tính khấu hao tài sản theo nhiều phương pháp khác nhau, phù hợp với các chuẩn mực kế toán được ban hành.
Thông tin về tài sản cố định
Không giới hạn số lượng danh mục tài sản cố định
Theo dõi các thông tin về đến tài sản cố định: nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn vốn hình thành, số năm khấu hao/giá trị khấu hao hàng năm, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, năm sản xuất, loại tài sản...
Có các trường dùng để phân loại tài sản cố định theo các tiêu chí khác nhau; có các trường tự do để người dùng tự sử dụng để quản lý các thông tinh về tài sản cố định theo yêu cầu đặc thù
Cho phép khai báo các tài khoản ngầm định liên quan (tài khoản khấu hao, tài khoản chi phí) để hỗ trợ cho việc tự động hạch toán bút toán phân bổ khấu hao
Theo dõi phụ tùng, dụng cụ đi kèm
Các thông ghi chú về tài sản, mô tả đặc tính của tài sản.
Theo dõi các thay đổi liên quan đến tài sản cố định
Tăng giảm nguyên giá của tài sản
Thay đổi bộ phận sử dụng
Thôi tính khấu hao tài sản
Giảm tài sản
Hỗ trợ việc theo dõi thanh lý và tạm dừng sử dụng tài sản.
Tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
Tự động tính khấu hao tài sản theo số năm sử dụng/ tỷ lệ khấu hao; cho phép sửa giá trị khấu hao tháng theo yêu cầu.
Phân bổ khấu hao theo bộ phận sử dụng, nguồn vốn, loại tài sản, tài khoản chi phí…
Lưu giữ quá trình khấu hao của mọi tài sản.
Báo cáo kiểm kê về tài sản cố định
Danh sách tài sản cố định
Báo cáo kiểm kê (chi tiết và tổng hợp) tài sản cố định theo nguồn vốn, bộ phận sử dụng, loại tài sản và tổng số
Thẻ tài sản cố định.
Báo cáo tài sản đã khấu hao hết
Báo cáo tài sản thanh lý
Báo cáo tài sản tạm dừng sử dụng
Sổ nhật ký luân chuyển tài sản.
Báo cáo tăng giảm tài sản cố định
Báo cáo tình hình tăng giảm (chi tiết và tổng hợp) theo nguồn vốn, bộ phận sử dụng, loại tài sản và tổng số…
Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản cố định
Bảng tính khấu hao tài sản cố định theo bộ phận sử dụng, nguồn vốn, loại tài sản và tổng số
Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định theo bộ phận sử dụng và tổng số…
Báo cáo tài sản tính khấu hao
Quá trình khấu hao tài sản.
6. Kế toán công nợ phải trả
PMKT phải đáp ứng được yêu cầu quản lý hiệu quả việc thanh toán công nợ phải trả, đảm bảo tận dụng tối đa các điều kiện tín dụng mà nhà cung cấp dành cho doanh nghiệp. Tính năng tra cứu linh hoạt và các báo cáo quản trị chi tiết giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng các thông tin về công nợ và ra các quyết định thanh toán hợp lý và có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Thông tin về nhà cung cấp
Lưu trữ các thông tin liên hệ quan trọng về nhà cung cấp như địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, phân loại, thuế VAT, mã số thuế
Cung cấp thông tin về tình trạng công nợ phải trả với nhà cung cấp và bằng kỹ thuật drill-down truy ngược tới giao dịch gốc
Cho phép khai báo điều kiện tín dụng, hạn mức tín dụng và ngày hết hạn.
Quản lý hóa đơn mua hàng
Cho phép cập nhật hoá đơn mua hàng theo nhiều cách:
Lập hoá đơn mua hàng trực tiếp
Lập từ đơn hàng/tờ khai hải quan
Lập từ phiếu nhập mua.
Tự động tính thuế GTGT
Theo dõi thời hạn thanh toán của hóa đơn
Tự động tạo các bút toán sổ cái
Cho phép kiểm soát dấu vết khi kết chuyển/cập nhật giao dịch.
Các bút toán ghi nợ/ghi có và các giao dịch liên quan
Điều chỉnh công nợ phải trả thông qua các bút toán ghi nợ/ghi có
In các chứng từ ghi nợ/ghi có
Cập nhật các chứng từ thanh toán tạm ứng.
Quản lý thanh toán
Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp được cập nhật tại phận hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi và tiền vay.
Việc phân bổ chi tiền cho các hóa đơn mua hàng có thể thực hiện ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền hoặc kế toán công nợ phải trả.
Việc phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn có thể thực hiện trực tiếp cho từng hóa đơn hoặc tự động theo các tiêu thức lựa chọn: nhận trước – trả trước, đến hạn trước – trả trước…
Cho phép phân bổ tiền thanh toán là các khoản trả trước hoặc trả sau.
Tính lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khi thanh toán liên quan đến ngoại tệ
Đánh giá lại công nợ ngoại tệ phải thu cho từng nhà cung cấp, từng hóa đơn.
Báo cáo
Phân tích tuổi nợ các khoản phải trả
Báo cáo các khoản nợ quá hạn
Sổ chi tiết công nợ với nhà cung cấp
Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả
7. KT công nợ phải thu
Chức năng theo dõi công nợ và các báo cáo chi tiết của chương trình không chỉ giúp cho việc quản lý công nợ của khách hàng dễ dàng hơn mà còn góp phần quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, thúc đẩy việc thu tiền một cách nhanh chóng. Các tiện ích và tính năng của phân hệ này sẽ được khai thác tối đa khi nó được kết nối với phân hệ quản lý khác nếu phát triển thêm.
Quản lý thông tin khách hàng
Lưu trữ các thông tin quan trọng về khách hàng: địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, vùng, điều khoản tín dụng, hạn mức tín dụng và phân loại tín dụng
Cung cấp thông tin về tình hình công nợ hiện thời của khách hàng và bằng kỹ thuật drill-down truy ngược tới giao dịch gốc
Theo dõi trạng thái khách hàng tạm dừng giao dịch.
Quản lý hoá đơn
Đọc các hóa đơn được nhập từ phân hệ bán hàng để hạch toán
Cho phép nhập trực tiếp các hóa đơn
Theo dõi thời hạn thanh toán của hóa đơn
Tự động tính thuế GTGT
Tự động tạo các bút toán sổ cái
Cho phép kiểm soát dấu vết khi kết chuyển/cập nhật giao dịch
Ngăn chặn việc cập nhập trùng số hóa đơn.
Các bút toán ghi nợ/ghi có công nợ
Thực hiện điều chỉnh công nợ phải thu, nợ được xóa… thông qua các bút toán ghi nợ/ghi có
In chứng từ cho các bút toán ghi nợ/ ghi có
Quản lý thu tiền hàng
Chứng từ thu tiền bán hàng được cập nhật tại phận hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Việc phân bổ tiền thu cho các hóa đơn bán hàng có thể thực hiện ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền hoặc kế toán công nợ phải thu.
Việc phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn có thể thực hiện trực tiếp cho từng hóa đơn hoặc tự động theo các tiêu thức lựa chọn: xuất trước – thu trước, đến hạn trước – thu trước…
Cho phép phân bổ tiền nhận thanh toán là các khoản nhận trước hoặc nhận sau.
Tính lãi/ lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khi thanh toán liên quan đến ngoại tệ
Đánh giá lại công nợ ngoại tệ phải thu cho từng khách hàng, từng hóa đơn bán hàng.
Báo cáo
Phân tích tuổi nợ các khoản phải thu
Báo cáo các khoản nợ quá hạn
Sổ chi tiết công nợ của khách hàng
Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu.
8. Kế toán vốn bằng tiền
Phải có quy trình và các chức năng kiểm soát được thu chi chặt chẽ, chính xác, rõ ràng. Giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng phải cho phép xử lý hiệu quả việc thu tiền của khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi các khế ước vay và các thu chi khác. Các tiện ích và tính năng của phân hệ này phải được khai thác tối đa khi nó được kết nối với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả của PMKT.
Quản lý các tài khoản tiền mặt, tiền gửi, các khoản vay
Theo dõi tiền mặt tại quỹ
Theo dõi tiền gửi, tiền vay ở nhiều ngân hàng
Theo dõi giao dịch liên quan đến nhiều loại ngoại tệ khác nhau
Theo dõi từng khế ước vay.
Quản lý thu
Theo dõi thu chi tiết của từng khách hàng, của từng hóa đơn
Cho phép thu tiền của nhiều hóa đơn trên một phiếu thu
Cho phép nhận tiền trả trước của khách hàng rồi sau đó mới phân bổ cho hóa đơn xuất ra sau đó
Theo dõi các khoản thu khác
In phiếu thu từ chương trình theo mẫu đặc thù của người sử dụng.
Tự động tạo các bút toán sổ cái
Cho phép kiểm soát dấu vết khi kết chuyển/cập nhật giao dịch
Có chức năng cảnh báo khi cập nhập trùng số phiếu thu.
Quản lý chi
Theo dõi chi trả chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng hóa đơn
Cho phép thanh toán cho nhiều hóa đơn trên cùng một phiếu chi
Cho phép trả tiền trước cho nhà cung cấp rồi sau đó mới phân bổ cho hóa đơn nhận được sau đó
Theo dõi các khoản chi khác
Có nhiều tiện ích theo dõi các hóa đơn thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi trực tiếp vào chi phí
In phiếu chi, UNC, lệnh chuyển tiền từ chương trình theo mẫu đặc thù của người sử dụng
Tự động tạo các bút toán sổ cái
Cho phép kiểm soát dấu vết khi kết chuyển/cập nhật giao dịch
Có chức năng cảnh báo khi cập nhập trùng số phiếu thu.
Quản lý đa tiền tệ
Theo dõi nhiều loại tiền khác nhau
Tự động tính toán tỷ giá ghi sổ theo phương pháp lựa chọn: đích danh, trung bình di động, trung bình tháng, nhập trước xuất trước
Tự động tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá.
Báo cáo
Sổ quỹ, sổ chi tiết ngân hàng
Báo cáo về khế ước vay
Bảng kê chứng từ
Báo cáo dòng tiền.