TÀI LIỆU GIẢI PHÁP KỸ THUẬT
QUẢN LÝ VĂN BẢN (DSS DM)
DSS DM được thiết kế đặc biệt dành các cơ quan nhà nước, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả công việc, công tác điều hành của các cán bộ, nhân viên, các cấp lãnh đạo. Việc trao đổi thông tin, phối hợp xử lý giữa các phòng ban trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan với nhau được nhanh chóng, thuận tiện. Tạo cơ sở dữ liệu về hồ sơ công việc đầy đủ, dễ tra cứu tiết kiệm thời gian và chi phí. Góp phần cải cách thủ tục hành chính, tăng hiệu quả và chất lượng phục vụ nhân dân.
DSS DM là một hệ thống tổng thể bao gồm các tính năng chính như:
1. Văn bản
2. Quản lý văn bản đến
3. Quản lý văn bản đi
4. Quản lý văn bản nội bộ
5.Trình ký
6. Kết luận
7. Quản lý công việc
8. Quản lý lịch
9. Quản lý danh mục
10. Quản trị hệ thống
KIẾN TRÚC PHẦN MỀM DSS DM
- Mô hình kiến trúc ứng dụng lựa chọn là Web Aplication 2.0, Các mô hình web 2.0 hiện nay thường được xây dựng dựa trên kiến trúc 3 lớp với các lợi ích sau:
- Mềm dẻo và linh động hơn với mô hình Client-server
- Có mức độ bảo mật tốt hơn
- Với những ứng dụng lớn hàng ngàn người truy cập đồng thời, hệ thống đáp ứng tốt và hiệu quả hơn nhiều
- Thích hợp với việc mở rộng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu  khác nhau và có điều phối, ưu tiên xử lý các tiến trình quan trọng - Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
- Phần mềm được thiết kế theo hướng mở, có khả năng mở rộng thêm nhiều phân hệ, tính năng sau này
- Quản lý dữ liệu theo năm giúp cho hệ thống vận hành ổn định với số lượng dữ liệu ngày càng nhiều qua một thời gian sử dụng.
- Định nghĩa quy trình tùy biến giúp người quản trị có thể điều chỉnh quy trình xử lý văn bản, xử lý công việc khi có sự thay đổi bằng giao diện người dùng.
- Theo dõi được luồng xử lý công việc, thông báo công việc đến hạn, trễ hạn.
- Ứng dụng web tương thích với nhiều trình duyệt như IE, Firefox, Chrome, ...
MÔ HÌNH TRIỂN KHAI - Tiêu chuẩn về kết nối:
+ Truyền siêu văn bản (HTTP v1.1) ;
+ Truyền tệp tin (FTP, HTTP v1.1,...) ;
+ Truyền thư điện tử (SMTP/MIME);
+ Cung cấp dịch vụ truy cập hộp thư (POP3, IMAP4rev1);
+ Truy cập thư mục (LDAPv3);
+ Giao vận mạng có kết nối (UDP);
+ Liên mạng LAN/WAN (Ipv4);
+ Mạng cục bộ không dây (IEEE 802.11g);
+ Truy cập internet với thiết bị không dây (WAP v2.0);
+ Dịch vụ truy cập từ xa;
+ Dịch vụ đồng bộ thời gian (NTP);.....
- Tiêu chuẩn về an toàn thông tin:
+ An toàn thư điện tử (S/MIME v3.0);
+ An toàn tầng giao vận;
+ An toàn truyền tệp tin;
+ An toàn truyền thư điện tử (SMTPS);
+ An toàn dịch vụ truy cập hộp thư (POPS);
+ An toàn dịch vụ DNS;
+ An toàn tầng mạng;
+ An toàn thông tin cho mạng không dây Wi-fi;
+ Thiết kế theo tiêu chuẩn mở : Sử dụng công nghệ tiên tiến, phổ biến hiện nay, có khả năng nâng cấp và mở rộng đáp ứng nhu cầu của Cục để có thể mở rộng hệ thống
KIẾN TRÚC CÁC THÀNH PHẦN ỨNG DỤNG

CHỨC NĂNG TRÊN PC

CHỨC NĂNG TRÊN IPAD

1. Văn bản - Văn bản chờ xin ý kiến. - Văn bản chưa xử lý. - Văn bản đã xử lý. - Văn bản đã cho ý kiến. - Tìm kiếm văn bản. - Đang trình lãnh đạo. - Lãnh đạo đã xử lý. - Văn bản lãnh đạo. - Văn bản ủy quyền. 2. Quản lý văn bản đến - Thêm mới văn bản. - Văn bản chưa vào sổ. - Đang trình lãnh đạo. - Lãnh đạo đã xử lý. - Đã chuyển đơn vị. - Văn bản đã thu hồi. - Tìm kiếm văn bản. - Báo cáo, thống kê văn bản đến. 3. Quản lý văn bản đi - Thêm mới văn bản. - Văn bản mới. - Đang trình lãnh đạo. - Lãnh đạo đã xử lý. - Ban hành văn bản. - Văn bản đã ban hành. - Văn bản đã thu hồi. - Tìm kiếm văn bản. - Báo cáo, thống kê văn bản đi. 4. Quản lý văn bản nội bộ - Thêm mới văn bản. - Văn bản mới. - Văn bản đã vào sổ. - Văn bản đã ban hành. - Văn bản đã thu hồi. - Tìm kiếm văn bản. - Báo cáo, thống kê văn bản nội bộ. 5. Trình ký - Văn bản đang soạn thảo. - Văn bản đang trình ký. - Văn bản đã ký duyệt. - Văn bản bị từ chối. - Tìm kiếm văn bản trình ký. - Báo cáo văn bản trình ký. - Văn bản chờ ký duyệt. - Văn bản đã ký duyệt. - Tờ trình chờ lãnh đạo ký duyệt. - Tờ trình chờ lãnh đạo đã ký duyệt. - Quản lý luồng trình ký. - Quản lý sổ tờ trình. 6. Kết luận - Danh sách kết luận. - Danh sách công việc. - Tìm kiếm nhiệm vụ. - Báo cáo danh sách kết luận. - Báo cáo danh sách nhiệm vụ. 7. Quản lý Công việc - Thêm mới công việc. - Công việc tôi giao. - Công việc được giao. - Công việc từ kết luận. - Tìm kiếm công việc. - Báo cáo danh sách công việc. 8. Quản lý Lịch - Lịch làm việc của BLĐ. - Lịch họp. - Lịch xe. - Danh sách xe. - Danh sách tài nguyên. - Danh sách phòng họp. - Đặt vé máy bay. 9. Quản lý danh mục - Danh mục quốc tịch. - Danh mục tỉnh thành. - Danh mục loại văn bản. - Danh mục lĩnh vực văn bản. - Danh mục độ mật. - Danh mục độ khẩn. - Danh mục người ký. - Danh mục đơn vị bên ngoài. - Danh mục chức danh. - Danh mục loại xe. - Danh mục cấp ký. 10. Quản trị Hệ thống - Mô hình tổ chức. - Lãnh đạo đơn vị. - Quản lý người dùng. - Quản lý ủy quyền. - Quản lý thư ký. - Quản lý vai trò. - Quyền truy cập menu. - Phân quyền vai trò. - Người dùng theo vai trò. - Báo cáo người dùng theo vai trò. - Thống kê lãnh đạo, thư ký lãnh đạo theo đơn vị. - Nhật ký phân quyền hệ thống. - Nhật ký ủy quyền. - Báo cáo thống kế số lượng người dùng. - Báo cáo thống kê số lượng SMS. - Nhật ký thao tác. - Nhật ký gửi SMS. - Nhật ký đăng nhập. - Nhật ký gửi Email. - Báo cáo tổng hợp.

1. Quản lý văn bản - Danh sách văn bản trình ký theo trạng thái. - Từ chối ký. - Ký thường. - Ký điện tử. - Xem lịch sử xử lý văn bản. - Tìm kiếm văn bản. - Xem file đính kèm. - Danh sách văn bản đến theo trạng thái. - Xử lý văn bản. - Giao việc từ văn bản. - Danh sách văn bản chờ xin ý kiến theo trạng thái. - Cho ý kiến văn bản. - Từ chối văn bản. - Danh sách văn bản lãnh đạo. - Danh sách văn bản ủy quyền theo trạng thái. - Xem chi tiết văn bản. 2. Quản lý công việc - Danh sách công việc tôi giao, được giao. - Tìm kiếm công việc. - Lọc công việc theo tháng, trạng thái. - Xem chi tiết công việc. - Lịch sử xử lý công việc. - Cho ý kiến phản hồi công việc. - Đánh giá kết quả công việc. - Tạo công việc con. - Chuyển xử lý. - Cập nhật tiến độ công việc. 3. Quản lý lịch họp - Danh sách lịch tuần ban lãnh đạo. - Danh sách lịch tuần này. - Danh sách lịch tuần sau. - Xem chi tiết lịch. 4. Quản lý danh bạ - Tìm kiếm danh bạ 5. Quản lý thông báo - Danh sách thông báo. - Xem chi tiết thông báo. - Xem file đính kèm thông báo. 6. Quản lý danh sách - Danh sách văn bản chờ ký duyệt. - Danh sách văn bản chừa xử lý 3 ngày gần đây. - Danh sách văn bản chưa cho ý kiến 3 ngày gần đây. - Danh sách lịch họp hôm nay của tôi. - Danh sách thông báo.