Khi triển khai hệ thống ERP, đa số các chứng từ nghiệp vụ sẽ được kết chuyển từ các phân hệ khác như Mua hàng, Bán hàng, Kế hoạch phải thu, Kế toán phải trả…hoặc các nguồn dữ liệu khác sang phân hệ Sổ cái tổng hợp. Công việc của các kế toán viên lúc này sẽ là xem xét, điều chỉnh và phê duyệt những bút toán đó. Các kế toán viên cũng có thể cập nhật trực tiếp chứng từ kế toán hoặc chứng từ điều chỉnh trực tiếp vào phân hệ Sổ cái tổng hợp khi cần thiết.
Cuối kì, các cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.
Chức năng kế toán sổ cái là chức năng trung tâm của hệ thống kế toán. Chức năng này cho phép thiết lập hệ thống sổ, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo trong hệ thống kế toán.
Công ty PDC bao gồm các các đơn vị thành viên là các chi nhánh và nhà máy. Một số các đơn vị thành viên có các xí nghiệp trực thuộc. Với quy mô lớn như vậy việc áp dụng hình thức kế toán sổ Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản.
Để theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách có hệ thống kế toán sử dụng hệ thống tài khoản kế toán. Nhằm thống nhất đồng bộ các chuẩn thông tin trong từng bộ phận cũng như trong toàn Công ty, hệ thống tài khoản phải đáp ứng tổng hợp theo Công ty, chi nhánh, cũng như các nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh. Hơn nữa, phải hỗ trợ một hệ thống tài khoản chi tiết cho tất cả các tài sản có, tài sản nợ, nguồn vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phí.
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo chuẩn phục vụ cho nhu cầu báo cáo cho các cơ quan bên ngoài như thuế, tài chính thống kê, ngân hàng và cơ quan chủ quản. Thêm vào đó là một bộ phận quan trọng là các báo cáo quản trị phục vụ cho nhu cầu quản lý tại đơn vị. Các báo cáo tài chính so sánh để thể hiện các dữ liệu của kỳ hiện tại, của từ đầu năm, trong năm trước và kế hoạch năm nay. Phần mềm phải cho phép phát triển các mẫu báo cáo tài chính thông qua việc tập hợp thành nhóm các số dư tài khoản và xác định nội dung các tài khoản theo hàng.
Các bút toán phải đựợc cập nhật từ nhật ký chung vào sổ cái trực tiếp. Theo yêu cầu của người sử dụng, các bút toán phải được cập nhật cho kỳ hiện tại hay cho kỳ trước đó và tự động chuyển số dư sang kỳ tiếp theo.
Module Sổ cái trong ứng dụng D-ERP đáp ứng hoàn hảo các nhu cầu đưa ra ở trên, ứng dụng hộ trợ một hệ thống tài khoản không hạn chế. Với cấu trúc tài khoản phân đoạn không không hạn chế số lượng các đoạn mã bao gồm: mã công ty, mã trung tâm chi phí, mã tài khoản cấp 1, mã tài khoản cấp 2, mã chi tiết cho từng đối tượng kế toán… Với tính mở của cấu trúc tài khoản này cho phép thiết kế một hệ thống tài khoản chi tiết theo từng công ty, chi nhánh, trung tâm, chi tiết đến từng đối tượng kế toán theo nhu cầu của tổng công ty. Hơn nữa, đặc tính các tài khoản tổng hợp, tài khoản mẹ con cho phép tổng hợp thông tin theo nhiều chiều khác nhau: theo tổng công ty, công ty, chi nhánh, trung tâm chi phí, nội dung kinh tế tài khoản phản ánh, chi tiết từng loại đối tượng… Điều này tạo điều kiện cho việc phát triển các mẫu báo cáo tài chính thông qua việc tập hợp thành nhóm các số dư tài khoản và xác định nội dung tài khoản theo hàng.
Hệ thống sổ kế toán gắn liền với hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Ngoài các báo cáo chuẩn của hệ thống, ứng dụng cung cấp một công cụ làm báo cáo tài chính nhanh. Với tính năng mềm dẻo, dễ sử dụng, được thiết kế phục vụ cho người sử dụng không đòi hỏi hiểu biết về cơ sở dữ liệu. Người sử dụng có thể lựa chọn số liệu số dư tài khoản của kỳ kê toán hiện tại, số dư luỹ kế từ đầu năm, đầu kỳ kế toán, từ đầu dự án hoặc số dư của kỳ kế hoạch