Phần mềm quản lý công văn, văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng với mục tiêu:
- Hỗ trợ quá trình Tin học hóa các quy trình xử lý công văn, văn bản trong Doanh nghiệp. Việc xử lý các công văn, văn bản nội bộ, các công văn văn bản đến và đi, quản lý các hồ sơ công việc là các công việc cơ bản trong quá trình điều hành hoạt động, tác nghiệp, của bất kỳ một Doanh nghiệp nào. Việc tổ chức quản lý tốt các quy trình tiếp nhận, xử lý công văn văn bản giúp doanh nghiệp kiểm sóat và rút ngắn thời gian xử lý các công văn, văn bản, hạn chế các sai sót và thời gian trễ, giúp công ty tiết kiệm được các chi phí văn phòng, các chi phí phát sinh do thời gian trễ trong quá trình xử lý công việc.
- Cung cấp các chức năng tiến tiến giúp nâng cao chất lượng xử lý công văn, văn bản đi đến và văn bản nội bộ. Doanh nghiệp có thể thực hiện việc tin học, điện tử hóa các công văn, văn bản nội bộ, các công văn, văn bản này có thể được tạo lập, phê duyệt, công bố tới những người nhận ngay trên hệ thống phần mềm mà không cần phải in ra. Các công văn, quyết định chỉ cần in một lần và lưu tại một nơi duy nhất, tạo ra một công cụ hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo trong việc hoạch định chính sách và chiến lược phát triển của toàn đơn vị.
- Hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc của toàn doanh nghiệp, đảm bảo các công văn, văn bản được xử lý nhanh chóng, chính xác, đảm bảo thời gian.
- Xây dựng và triển khai một hệ thống Công nghệ thông tin với tính định hướng cao, tầm nhìn lâu dài, quản lý tổng thể toàn bộ các thông tin hoạt động và có thể mở rộng, phát triển dễ dàng sau này.
Các nội dung quản lý cơ bản của phần mềm bao gồm
- Xử lý công văn đến: Phân hệ này được sử dụng để quản lý công văn đến.
- Xử lý công văn đi: Phân hệ này được sử dụng để quản lý công văn đi và dự thảo văn bản ban hành.
- Xử lý tờ trình và công văn nội bộ: Phân hệ này được sử dụng để quan rlý tờ trình, công văn nội bộ trong doanh nghiệp.
- Quản lý hồ sơ công việc: Phân hệ này được sử dụng để quản lý hồ sơ công việc.
- Quản trị hệ thống: Dùng để quản trị người dùng, phân quyền cho người dùng.
- Quản lý danh mục: Phân hệ này được sử dụng để thêm, sửa, xóa các danh mục được sử dụng trong phần mềm.
- Tra cứu và báo cáo thống kê: Giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin, tạo lập báo cáo một cách nhanh nhất.