Trong cơ chế trị trường, kiểm soát các nguồn tài nguyên doanh nghiệp đặc biệt là theo dõi các thông tin tài chính để giúp cho việc điều hành là một trong những yếu tố quan trọng nhất mang lại sự thành công cho các doanh nghiệp.
 Các thông tin được cập nhật kịp thời, theo dõi một cách chính xác, nhanh chóng và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định quản lý một cách đúng đắn trong môi trường kinh doanh biến động hiện nay.
 Theo dõi các dòng tiền luân chuyển, tình hình công nợ, bán hàng, mua hàng; kiểm soát các chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm là một trong những nội dung chủ chốt trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp.

I. Các nội dung quản lý cơ bản của phần mềm bao gồm:
• Kế toán bằng tiền.
• Hàng hóa, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
• Cộng nợ khách hàng và nhà cung cấp, quản lý công nợ chi tiết theo các đơn hàng, hợp đồng và các hóa đơn mua hàng.
• Kế toán thuế giá trị gia tăng.
• Kế toán giá thành giản đơn và phân bước.
• Kế toán Tài sản cố định
• Kế toán tổng hợp.
• Kế toán và báo cáo quản trị (có sẵn hoặc bổ xung theo yêu cầu).
• Hệ thống báo cáo động (tự định nghĩa).
• Hệ thống báo cáo thống kê (theo từng ngành).
• Phân hệ tổng hợp số liệu dùng cho các doanh nghịêp lớn với mô hình có nhiều công ty chi nhánh.
• Các phân hệ khác đang hoàn thiện như: tiền lương, nhân sự, quản trị sản xuất, kế hoạch kinh doanh, ....

II. Tổng quan hệ thống

1. Yêu cầu chức năng
Với vai trò là trung tâm lưu trữ các thông tin về tài chính kế toán của toàn bộ hệ thống, giải pháp quản lý tài chính kế toán của Công ty PMKT phải quản lý được tất cả các vấn đề liên quan đến kế toán, từ dòng lưu chuyển tiền tệ, kế toán tổng hợp, lập các báo cáo tài chính đến tài sản cố định. Nó giúp doanh nghiệp giảm bớt các công đoạn nhập liệu và có nhiều thời gian hơn để phân tích các số liệu kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với giải pháp này, doanh nghiệp có tất cả các thông tin cần thiết để lập kế hoạch tài chính chính xác, ra quyết định xử lý kịp thời và hợp lý.

2. Tự động hoá
PMKT phải được thiết kế và xây dựng thành một thể thống nhất chứa đựng tất cả các phần hành kế toán, các nghiệp vụ kế toán như : Tiền, công nợ, lương và bảo hiểm, TSCĐ, vật tư hàng hoá, phân bổ, kết chuyển, khoá sổ chuyển kỳ theo năm tài chính, tự động tính khấu hao, xử lý chênh lệch tỷ giá, tính giá vốn hàng trong kho, tự động tính giá thành sản xuất... một cách chi tiết theo thực tế của doanh nghiệp.

3. Kế toán tổng hợp
Là trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ khác, trên cơ sở đó lập ra các báo cáo về tài chính - kế toán của doanh nghiệp: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động SXKD, báo cáo dòng tiền… Ngoài ra, PMKT phải cho phép người sử dụng tự tạo các báo cáo tài chính và các báo cáo phân tích theo yêu cầu.

4. Quản lý bán hàng
 Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc khách hàng hài lòng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Một người bán hàng chuyên nghiệp luôn bị áp lực phải đưa ra những lời hứa chắc chắn với khách hàng và phải thực hiện đúng những lời hứa đó. Để làm được như vậy, người bán hàng phải nắm bắt được các thông tin về tình hình đơn hàng và số liệu tồn kho chính xác kịp thời. Nếu không có được những thông tin này, việc quản lý bán hàng sẽ vô cùng phức tạp và rối rắm, và hệ quả của nó luôn là sự suy giảm tín nhiệm đối với khách hàng.

Với giải pháp quản lý bán hàng trong DFRP, toàn bộ hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp đã được tự động hoá: từ khi báo giá cho khách hàng đến khi giao hàng, xuất hoá đơn và thu tiền về.

Giải pháp quản lý hoàn chỉnh này cho phép doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu khách hàng thuộc nhiều kênh phân phối khác nhau, hàng hoá được giao cho khách hàng nhanh chóng, chính xác và đúng hạn. Giải pháp này góp phần gia tăng đáng kể hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng và nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng thông qua quy trình bán hàng rõ ràng và hiệu quả. Thời gian và chi phí xử lý, theo dõi đơn hàng được giảm bớt. Đội ngũ bán hàng có điều kiện tập trung hơn vào việc phân tích khách hàng và đưa ra các phương án bán hàng hiệu quả.

Giải pháp quản lý bán hàng liên quan đến các phân hệ chức năng sau:
• Quản lý bán hàng
• Quản lý hàng tồn kho
• Kế toán công nợ phải thu
• Kế toán vốn bằng tiền
• Kế toán tổng hợp

Trong đó, phân hệ quản lý bán hàng là phân hệ trung tâm của toàn bộ giải pháp với các chức năng chính như: Báo giá, Đơn hàng, Xử lý đơn hàng bị treo, Hoá đơn bán hàng, Phiếu xuất bán, Phiếu giao hàng, Xác nhận giao hàng, Phiếu nhập hàng bán trả lại và Đóng đơn hàng. Các màn hình chức năng trong phân hệ này vừa có thể hiện thị theo dạng cột vừa có thể hiện thị trên màn hình quy trình.

Khai báo thông tin khách hàng
• Không giới hạn số lượng khách hàng được quản lý
• Quản lý khách hàng theo tỉnh thành, quận huyện, vùng/miền…
• Phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Quản lý phương án giá bán linh hoạt
• Cho phép khai báo nhiều phương án giá bán theo sản phẩm, loại sản phẩm hoặc khách hàng
• Cho phép khai báo nhiều mức giá bán hoặc chiết khấu tuỳ theo số lượng đặt hàng
• Quản lý giá bán theo nhiều đồng tiền ngoại tệ khác nhau
• Theo dõi thời hạn hiệu lực của giá bán.

Quản lý báo giá và đơn hàng
• Quản lý báo giá gửi khách hàng và chuyển số liệu sang đơn hàng đối với những báo giá được khách hàng chấp nhận
• Quản lý nhiều loại đơn hàng:
• Đơn hàng khung/hợp đồng
• Đơn hàng thông thường
• Đơn hàng xuất hoá đơn ngay
• Tự động tra giá và chiết khấu
• Theo dõi giao hàng từng phần
• Kiểm tra số lượng hàng tồn kho
• Cho phép phân bổ tự động hoặc phân bổ trực tiếp hàng tồn ở các kho cho đủ đơn hàng
• Tự động kiểm tra công nợ và treo đơn hàng của những khách hàng vượt hạn mức công nợ hoặc có nợ quá hạn chưa thanh toán
• Cho phép chỉ người có thẩm quyền mới được thực hiện "giải phóng" đơn hàng bị treo
• Theo dõi cước vận chuyển và các phí khác
• Cho phép bán mặt hàng không lưu kho
• Quản lý bán hàng nội bộ
• Quản lý hàng bán tại các đại lý.

Xuất hàng và giao hàng
• Quản lý hàng xuất kho theo lệnh xuất hàng và phiếu xuất bán
• Cho phép lập lệnh xuất kho từ hoá đơn hoặc từ đơn hàng
• Cho phép lập phiếu xuất bán từ lệnh xuất kho hoặc trực tiếp từ đơn hàng hoặc hoá đơn
• Cho phép lập phiếu giao hàng từ hoá đơn hoặc từ phiếu xuất kho
• Quản lý đội xe vận chuyển và phân bổ giao hàng theo trọng tải của xe.
• Xuất hoá đơn và quản lý hàng bán bị trả lại
• Cho phép xuất hoá đơn theo nhiều cách:
• Xuất hoá đơn ngay
• Xuất hoá đơn độc lập
• Xuất hoá đơn trước khi xuất kho
• Xuất hoá đơn sau khi xuất kho.
• Cho phép lập hoá đơn từ đơn hàng hoặc từ phiếu xuất bán
• Quản lý hàng bán bị trả lại
• Cho phép khai báo cập nhật trạng thái đơn hàng khi nhập hàng bán trả lại
• Tạo các bút toán điều chỉnh công nợ khi có hàng bán trả lại.

Báo cáo
• Báo cáo tình trạng của các đơn hàng
• Bảng kê phiếu xuất hàng, Bảng kê phiếu giao nhận hàng, Bảng kê hóa đơn
• Báo cáo tổng hợp về tiêu thụ hàng hoá
• Báo cáo tổng hợp hàng bán trả lại
• Các báo cáo phân tích bán hàng.

Kết nối với các phân hệ khác
 Kết nối với phân hệ quản lý hàng tồn kho để cập nhật các số liệu về hàng hoá: số lượng tồn kho, số lượng đã phân bổ, số lượng thực tồn…, đảm bảo việc giao hàng đầy đủ và đúng hạn cho khách hàng
 Kết nối với các phân hệ kế toán công nợ phải thu và kế toán vồn bằng tiền để theo dõi việc thanh toán công nợ đồng thời cập nhật các thông tin về hạn mức công nợ để xử lý các đơn hàng bị treo
 Kết nối với phân hệ kế toán tổng hợp để chuyển số liệu vào sổ cái.
 Cấu trúc hệ thống tài khoản
 Không giới hạn số lượng mã tài khoản
 Mã tài khoản có độ dài bất kỳ.
 Cho phép tự tạo hệ thống tài khoản bằng các quy tắc linh hoạt.
 Quản lý các chứng từ
 Cho phép kiểm soát dấu vết khi kết chuyển/cập nhật giao dịch
 Cho phép lập chứng từ theo các nội dung
 Cho phép giới hạn việc nhập các giao dịch có ngày chứng từ nằm trong một khoảng thời gian nhất định
 Số chứng từ có thể do người sử dụng tự nhập hoặc chương trình tự động tạo
 Ngăn chặn việc cập nhập trùng số chứng từ
 Cho phép cập nhật các bút toán nhiều nợ nhiều có
 Kiểm soát số phát sinh nợ bằng số phát sinh có khi nhập chứng từ
 Có các trường tham chiếu, các trường tự do để người sử dụng tự định nghĩa
 Sao chép các bút toán của các nghiệp vụ lặp lại
 In chứng từ theo mẫu đặc thù.
 Các bút toán tự động
 Các bút toán phân bổ tự động
 Các bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
 Các bút toán kết chuyển tự động.

Báo cáo tài chính
 Bảng cân đối số phát sinh
 Bảng cân đối kế toán
 Báo cáo kết quả kinh doanh
 Báo cáo dòng tiền
 Thuyết minh báo cáo tài chính
 Tự khai báo các mẫu báo cáo tài chính theo yêu cầu.
 Từ các báo cáo tổng hợp bằng kỹ thuật drill-down truy ngược tới sổ chi tiết và chứng từ gốc
 Sổ sách kế toán
 Sổ sách kế toán theo hình thức tùy chọn:
- Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký chứng từ
 Bảng kê chứng từ, bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản, số tham chiếu và các điều kiện lọc khác nhau.
 Báo cáo thuế
 Bảng kê hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào
 Bảng kê hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa dịch vụ bán ra
 Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
 Ngoài các báo cáo theo mẫu quy định của Bộ tài chính còn cho phép in theo các điều kiện lọc khác nhau để tiện cho việc tra cứu, đối chiếu.