1. Mua hàng
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của một chu kỳ sản xuất. Nó ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất về tiến độ, chi phí ...Đó là yếu tố mang tính quyết định đến giá thành sản phẩm. Chính vì vậy việc theo dõi quá trình mua hàng là một yêu cầu cấp thiết đối với  mỗi đơn vị.

Quy trình Từ mua hàng đến thanh toán của ứng dụng D-ERP sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn, cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí.

Chức năng quản lý mua hàng cần có khả năng theo dõi quản lý mua, bổ sung những mặt hàng trong kho, đặt hàng trực tiếp, đặt hàng theo từng hợp đồng cụ thể. Chức năng đầu tiên của hệ thống cần có là thiết lập các đơn đặt hàng khi hàng trong kho đến giới hạn, đặt hàng khi có yêu cầu  của người dùng.  Chức năng thứ hai là quản lý về giá cả, chất lượng hàng mua. Vì vậy lựa chọn nguồn cung cấp giá cả rẻ, chất lượng tốt là yêu cầu của hệ thống mua hàng.

Hệ thống cần cho phép người sử dụng xác định được người cung cấp, phải tiếp cận được các thông tin để giải quyết, kết nối các bên cung cấp với đơn hàng và ngược lại. Các dữ liệu lịch sử của đơn mua hàng phải được lưu trữ. Hệ thống cũng cần theo dõi được toàn bộ quá trình mua hàng từ khi phát hành đơn đặt hàng cho tới khi nhận hàng và nhập kho.

Hệ thống cũng cần theo dõi các chênh lệch nếu có giữa số đặt mua và số thực nhận.

Hệ thống cũng cần có sự liên kết với các chức năng khác như quản lý kho, sổ cái, quản lý phải trả để có thể tự động cập nhật thông tin qua các phần chức năng. Hệ thống phải cho phép quản lý các thay đổi cập nhật các thông tin liên quan tới một đơn đặt hàng.

Để đáp ứng nhu cầu của hệ thống quản lý mua hàng, chúng tôi đưa vào Modul Quản lý mua hàng vào trong ứng dụng D-ERP( Purchasing).  Modul này cho phép kết nối đến các Modul quản lý sản xuất và quản lý kho để nhận các yêu cầu mua hàng tự động từ các Modul này chuyển sang khi hàng trong kho cần bổ sung hay chuẩn bị cho sản xuất theo đơn đặt hàng. Quá trình mua hàng bắt đầu từ khi tạo yêu cầu mua hàng, duyệt yêu cầu, lập hợp đồng mua bán, giao hàng và nhận hoá đơn . Quá trình này được cập nhật và ghi lại một cách  đầy đủ.

Hệ thống cung cấp các báo cáo thông tin lũy kế về các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng hợp đồng mua hàng, nhận hàng và các nhà cung cấp. Hệ thống cũng cho phép lưu giữ các thông tin về trạng thái của các đơn đặt hàng, mối liên hệ giữa các đơn đặt hàng và phiếu nhập hàng cũng như cung cấp báo cáo về chênh lệch giữa thực nhận và số đặt hàng.

Một yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng sau khi tạo ra có thể sửa chữa, xoá nếu chưa duyệt.  Các nghiệp vụ trên Module mua hàng sẽ được tự động cập nhật vào kho, phải trả và sổ cái  tạo các bút toán nhập kho, phải trả, các bút toán dự chi.  
 
Ngoài ra hệ thống còn cung cấp chức năng kiểm soát ngân sách mua mỗi khi tạo một yêu cầu hay hợp đồng mua mới. Hệ thống sẽ cảnh báo hoặc cấm tạo yêu cầu, hợp đồng khi khoản mua sắm đó vượt quá ngân sách cho phép.

Đặt hàng
Khi có nhu cầu mua sắm hàng hóa, vật tư, dịch vụ, người sử dụng có thể nhập trực tiếp Yêu cầu mua sắm vào phân hệ Mua hàng của hệ thống. Yêu cầu mua sắm cũng có thể được chuyển tự động về các phân hệ khác như Kho hàng, Bán hàng…sang phân hệ Mua hàng khi phát sinh nhu cầu. Nếu yêu cầu mua sắm được người có thẩm quyền phê duyệt thì sẽ được chuyển thành đơn đặt hàng trong hệ thống. Hệ thống sẽ hỗ trợ cán bộ mua hàng tập hợp các yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt trong hệ thống để lập thành một đơn đặt hàng duy nhất cho cùng loại vật tư, hàng hóa. Đơn đặt hàng cũng có thể được nhận trực tiếp. Tuy nhiên, mọi đơn đặt hàng đều phải qua phê duyệt ( tự động hoặc thủ công ) trước khi gửi tới nhà cung cấp.
Phân hệ Mua hàng cũng cho phép cập nhật và quản lí thông tin nhà cung cấp, các yêu cầu báo giá, và những báo giá từ nhà cung cấp.

Nhận hàng
Việc nhận hàng, kiểm định hàng trước khi nhập kho được cập nhật và quản lí qua phân hệ Mua hàng hoặc phân hệ Kho hàng – tùy thuộc vào sự bố trí nhân sự và phân công trách nhiệm cho các cán bộ của doanh nghiệp.
Phân hệ Kho hàng cho phép tổ chức nhiều bộ phận quản lý kho, mỗi bộ phận quản lí kho có thể quản lý nhiều kho.

Nhận hóa đơn và thanh toán
Việc cập nhật hóa đơn đòi tiền của nhà cung cấp, xử lí đối chiếu với lượng hàng đã đặt hoặc lượng hàng đã nhập kho được thực hiện qua phân hệ Kế toán phải trả. Phân hệ này cũng cho phép cập nhật các giao dịch tạm ứng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.

Hạch toán
Cuối kì, số liệu kế toán sẽ được kết chuyển vào phân hệ Sổ cái tổng hợp để phục vụ việc quyết toán và in các báo cáo tài chính.

2. Quản lý bán hàng
Quy trình Từ bán hàng đến thu tiền của ứng dụng D-ERP sẽ hỗ trợ tụ động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn, cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí.

Hệ thống phân phối của công ty bao gồm xuất khẩu, xuất bán đại lý, xuất trực tiếp. Phân hệ quản lý kinh doanh cần phải hỗ trợ cho nhiều loại quy trình nghiệp vụ khác nhau nhu xuất đại lý, bán trực tiếp, xuất khẩu..

Hệ thống hỗ trợ triệt để các nghiệp vụ liên quan như kiểm tra tín dụng, quản lý doanh số theo các tiêu chí khác nhau.

Hệ thống quản lý bán hàng phải tích hợp chặt chẽ với các phần hành khác nhau như quản lý hàng tồn kho, phải thu và sổ cái và có khả năng cung cấp các báo cáo liên quan về bán hàng để hỗ trợ cho công tác quản lý.

Chức năng kiểm tra tín dụng trong hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng khả năng kiểm tra công nợ của khách hàng khi lập đơn đặt hàng. Hệ thống sẽ tự động giữ lại các đơn đặt hàng vi phạm những quy định về tín dụng. Người dùng có thể tự định nghĩa giới hạn tối đa cho mỗi lần mua hàng và mức dư nợ tối đa của mỗi khách hàng trên một vùng cụ thể.

Ngoài ra hệ thống còn cung cấp các báo cáo về tình hình giao hàng của các đơn đặt hàng, hàng trả lại, chiết khấu bán hàng theo các đơn đặt hàng, báo cáo các đơn đặt hàng của một loại hàng hoá cụ thể, của một người bán hàng cụ thể.

Bán hàng
Khi có yêu cầu mua sản phẩm, dịch vụ của Công ty từ khách hàng hoặc đại lí (đơn đặt hàng, hợp đồng …), cán bộ kinh doanh phải nhập đơn đặt hàng vào phân hệ Bán hàng trong hệ thống. Cán bộ kinh doanh có thể kiểm tra để biết ngay lượng hàng tồn kho. Phân hệ Bán hàng cũng cho phép theo dõi việc thực hiện đơn đặt hàng ( hợp đồng ) này.
Th D-ERP ông tin về khách hàng, các chính sách giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán (thanh toán ngay, ứng trước, thanh toán nhiều lần)… cũng được thực hiện ở phân hệ này. Khi Công ty có thay đổi về chính sách thì chỉ cần cập nhật chính sách mới vào hệ thống chứ không cần phải sửa đổi chương trình phần mềm.

Kho hàng 
 Việc giữ hàng (để khỏi xuất cho đơn đặt hàng khác), xuất hàng khỏi kho, và vận chuyển, giao hàng cho khách hàng được cập nhật và quản lí qua phân hệ Bán hàng hoặc phân hệ Kho hàng – tuỳ thuộc vào sự bố trí nhân sự và phân công trách nhiệm cho các cán bộ của Công ty.

Lập hóa đơn và thanh toán
Việc lập hóa đơn đòi tiền khách hàng, xử lí công nợ với khách hàng được thực hiện qua phân hệ Kế toán phải thu. Phân hệ này cũng cho phép cập nhật các giao dịch thanh toán của khách hàng.

Hạch toán 
Cuối kì, số liệu kế toán sẽ được kết chuyển vào phân hệ Sổ cái tổng hợp để phục vụ   việc quyết toán và in các báo cáo tài chính.